Das Wichtigste in Kürze
- Kompakte Vollautomaten: etwa 20–60 € im Monat.
- Profigeräte für 50–150 Personen: etwa 100–300 € im Monat.
- Filtermaschine für ein Event: etwa 40–150 € pro Tag.
- Kaffee, Milch und Becher kosten oft mehr als die Miete selbst.
Kosten im Überblick
| Gerätetyp | Geeignet für | Typische Preisspanne |
|---|---|---|
| Kompakter Vollautomat | 1–15 Mitarbeitende | ca. 20–60 € pro Monat |
| Mittelklasse-Vollautomat | 15–50 Mitarbeitende | ca. 45–120 € pro Monat |
| Profigerät | 50–150 Mitarbeitende | ca. 100–300 € pro Monat |
| Festwasser-Großautomat | Kantine, Gastronomie | individuell |
| Filtermaschine für Event | 50–200 Gäste | ca. 40–150 € pro Tag |
| Mobile Kaffeebar | Event, Messe | individuell |
Preise sind Richtwerte. Die tatsächliche Miete hängt von Gerät, Tassenleistung, Serviceumfang, Laufzeit, Region und Kaffeelieferung ab.
Bedarfsrechner
Tassen pro Person und Tag
Durchschnitt im Büro: 1,5 Tassen.
- Tassen pro Tag
- 75
- Kaffee pro Monat
- ca. 12,6 kg
Kompakter Vollautomat
1–15 Mitarbeitende · bis 50 Tassen am Tag
20–60 €pro Monat
Mittelklasse-Vollautomat
15–50 Mitarbeitende · 50–150 Tassen am Tag
45–120 €pro Monat
- Größere Bohnen- und Wasserbehälter
- Milchsystem mit Reinigungsprogramm
- Wartung meist im Mietpreis
Profigerät
50–150 Mitarbeitende · 150–400 Tassen am Tag
100–300 €pro Monat
Großautomat oder mehrere Geräte
ab 150 Mitarbeitenden · über 400 Tassen am Tag
individuellnach Angebot
Richtwerte: 8 g Kaffee pro Tasse, 21 Arbeitstage.
Was beeinflusst den Preis?
- Tassenleistung und Größe der Behälter
- Milchsystem: Milchschaum kostet Technik und Reinigung
- Laufzeit: längere Verträge senken die Monatsrate
- Serviceumfang: Wartung, Reaktionszeit, Ersatzgerät
- Tank oder Festwasseranschluss
- Gebündelte Kaffeelieferung mit Mindestabnahme
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Beispielkosten für das Büro
Ein Team von zehn Personen kommt mit einem kompakten Vollautomaten für etwa 20 bis 60 € im Monat aus. Ab 15 Personen lohnt die Mittelklasse, ab 50 Personen ein Profigerät. Welche Größe zu Ihrem Standort passt, zeigt Kaffeemaschine fürs Büro mieten.
Beispielkosten für die Gastronomie
In Café und Restaurant werden Mietpreise meist individuell kalkuliert, weil Brühgruppen, Mühlen, Milchkühlung und Festwasser stark variieren. Häufig wird die Miete mit einem Kaffeeliefervertrag verbunden, bei dem die Maschine günstig oder ohne eigene Rate bereitsteht.
Tages- und Wochenmiete für Events
Für eine Tagung mit 50 bis 200 Gästen kostet eine Filtermaschine etwa 40 bis 150 € pro Tag. Mobile Kaffeebars mit Personal werden pro Einsatz kalkuliert. Lieferung, Aufbau und Abbau kommen oft hinzu. Mehr unter Kaffeemaschine für Events mieten.
Was ist meist nicht enthalten?
- Kaffeebohnen und Milch
- Becher, Deckel, Zucker und Milchalternativen
- Wasserfilter und Reinigungsmittel
- Lieferung, Aufbau und Abbau
- Kaution oder Anzahlung
- Mindestabnahmemenge an Kaffee
- Zusatzkosten für den Festwasseranschluss
- Einsätze außerhalb der Servicezeiten
Beispielrechnung: Büro mit 50 Personen
| Posten | Annahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Tassen pro Tag | 50 Personen × 1,5 Tassen | 75 Tassen |
| Passendes Gerät | Reserve für Besuch und Meetings | Mittelklasse-Vollautomat |
| Miete | Richtwert | ca. 45–120 € pro Monat |
| Kaffee | 8 g pro Tasse, 21 Arbeitstage | ca. 12,6 kg pro Monat |
Die Kaffeemenge ist oft der größere Posten als die Miete. Fragen Sie deshalb immer nach dem Preis pro Kilogramm und einer möglichen Mindestabnahme.
So senken Sie die monatlichen Kosten
- Gerät nach echtem Bedarf wählen, nicht nach dem größten Modell
- Längere Laufzeit gegen niedrigere Rate verhandeln
- Kaffee frei wählen oder Mindestabnahme realistisch ansetzen
- Milchgetränke nur anbieten, wenn sie gewünscht sind
- Drei Angebote mit identischem Leistungsumfang vergleichen
Kosten pro Tasse berechnen
Am besten vergleichbar sind Angebote über die Kosten pro Tasse. Rechnen Sie die Monatsmiete und alle laufenden Kosten zusammen und teilen Sie die Summe durch die Tassen im Monat. Der Kaffee allein kostet bei 8 g pro Tasse und 15 bis 25 € pro Kilogramm etwa 0,12 bis 0,20 € pro Tasse, Milch je Getränk weitere 0,05 bis 0,10 €.
| Team | Tassen pro Monat | Miete (Annahme) | Kosten pro Tasse |
|---|---|---|---|
| 10 Personen | 315 | 40 € | ca. 0,33 € |
| 50 Personen | 1.575 | 90 € | ca. 0,26 € |
| 150 Personen | 4.725 | 200 € | ca. 0,24 € |
Bei kleinen Teams macht die Miete einen großen Teil der Kosten pro Tasse aus. Ein zu großes Gerät treibt die Kosten deshalb unnötig in die Höhe.
Warum die Preise so stark schwanken
In Angeboten und Marktübersichten finden Sie sehr unterschiedliche Monatsmieten, für Büro-Vollautomaten häufig im Bereich von etwa 70 bis 200 €. Der Grund: Manche Angebote enthalten Service, Ersatzgerät und Kaffeelieferung, andere nur das Gerät. Kompakte Geräte ohne Milchsystem sind deutlich günstiger, Profigeräte mit Festwasser teurer. Vergleichen Sie deshalb immer den Leistungsumfang, nicht nur die Rate.
Mietkosten steuerlich absetzen
Für Unternehmen ist die Miete einer betrieblich genutzten Kaffeemaschine in der Regel eine Betriebsausgabe, die im Jahr der Zahlung den Gewinn mindert. Das gilt auch für Wartung, Kaffee und Verbrauchsmaterial. Kaffee, der Mitarbeitenden im Betrieb kostenlos angeboten wird, gilt meist als Aufmerksamkeit und nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Diese Hinweise ersetzen keine Steuerberatung. Wie sich Kauf und Leasing steuerlich unterscheiden, steht unter mieten oder kaufen und Kaffeemaschine leasen. Alle Mietmodelle finden Sie im Überblick unter Kaffeemaschine mieten.
